Pengawasan (Controlling)

Manajemen Pengawasan

A. Pengertian

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.

Robert J. Mocker mengemukakan bahwa pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

B. Jenis-jenis Pengawasan
Pengawasan sendiri dibagi menjadi bebrapa jenis, antara lain sebagai berikut :

Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan Intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan Ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (Aktif) dilakukan sebagai bentuk pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan. Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (Pasif) yang melakukan pengawasan melalui penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran. Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya. Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.

Pengawasan kebenaran formil dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran.

Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri. Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

Adapun pengawasan berdasarkan waktu, objek dan subjek adalah sebagai berikut  :
*) Ditinjau menurut waktu

Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang berlangsung.

Pengeawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada akhir selesainya kegiatan.

*) Ditinjau objek pengawasan

Menurut Beishline

Pengawasan administratif, yaitu pengawasan dilaksanakan di bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administratif (bagian keuangan, bagian personalia dan sebagainya).

Pengawasan operatif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan operatif (bagian proses produksi, bagian marketing dan sebagainya).

Menurut William R. Spriegel

1. Production planning and control
2. Budgeting
3. Inspection and quality control
4. Standing orders, dan
5. Policies.

*) Ditinjau subjek pengawasan
Pengawasan intern, yaitu yang dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan.
Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.

C. Tujuan Pengawasan
Adapun tujuan-tujuan dari pengawasan adalah untuk :
1. Mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.
2. Mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.
3. Mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.
4. Mengetahui apakah kegiatan berjalan efisien.
5. Mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.

D. Pengawasan Efektif

Dalam melakukan pengawasan, ada beberapa kendala-kendala yang dilapangan yang tidak sesuai dengan rencana atau harapan, seperti halnya adanya penolakan, penolakan terhadap saran, ataupun kendala lainya yang jauh dari sasaran dan harapan.

Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas   dan situasi  penuh tekanan.  Dalam situasi seperti itu ,  orang cenderung  untuk  mempertahankan  hasil  kerja yang dibatasi  oleh  kendala sehingga pengawasan  biasanya  tidak  dikehendaki.

Stoner  mengemukakan syarat dari pengawasan efektif adalah sebagai berikut :
1.   Ketepatan
2.   Sesuai waktu,
3.   Objektif dan kompherensif ,
4.   Fokus pada titik pengawasan strategis,
5.   Realistis secara ekonomis,
6.   Realistis secara organisatoris
7.   Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8.   Luwes
9.   Prespektif dan opersional,
10. Dapat diterima para anggota organisasi.

Schermerhorn , supaya pengawasan itu efektif haruslah :
1.   Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
2.   Berbasis informasi
3.   Tidak kompleks
4.   Cepat dan berorientasi perkecualian
5.   Dapat dimengerti
6.   Luwes
7.   Konsisten dengan struktur organisasi
8.   Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
9.   Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan
10. Jujur dan objektif

Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan , tidak saja pada usaha pengukuran .  Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi.

Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan , tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan. Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.

Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan ; kalau perlu dengan cara-cara pengecualian .

Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para pengambil keputusan , artinya informasi yang mudah dimengerti , padat . Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah . Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri . Yang penting harus ada saling percaya , komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan . Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik .

Sistem pengawasan harus menitik-beratkan  pada pengembangan , perubahan dan perbaikan ; kalau dapat sanksi dan peringatan itu diminumkan . Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dan manusiawi . Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak memihak , dan satu-satunya tujuan adalah peningkatan kerja .

E. Management By Exception
Adalah gaya manajemen bisnis yang berfokus pada identifikasi dan penanganan kasus-kasus yang menyimpang dari norma.
Baca Selengkapnya  => Disini

F. System Information Management
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Baca Selengkapnya  => Disini

http://proseapengawasan.blogspot.com/ http://itjen-depdagri.go.id/article-25-pengertian-pengawasan.html http://mokhamadsamsuri007.blogspot.com/2013/01/manajemen-pengawasan.html http://naniestbae.blogspot.com/2013/01/manajemen-fungsi-pengawasan.html http://www.ensiklopedia1.com/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen/ http://en.wikipedia.org/wiki/Management_by_exception