4.3 Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Dan Diagram Arus Datanya

A. Aktivitas Memesan Barang
Prosedur Pemesanan Barang Dalam Siklus Pengeluaran

Bagian gudang memulai proses pengadaan barang gudang dengan membuat surat permintaan pembelian dua rangkap. Kebutuhan barang didasarkan pada perhitungan economic order quantity (EOQ) dan titik pesan ulang (reorder point). Untuk barang non gudang, surat permintaan pembelian berasal dari setiap bagian yang membutuhkan barang. Surat permintaan pembelian dibuat dua rangkap, rangkap pertama dokumen permintaan pembelian dikirim ke bagian pembelian.
Berdasarkan dokumen permintaan barang, bagian pembelian memilih pemasok dari arsip pemasok dan membuat surat permintaan penawaran harga kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dituju. Kemudian bagian pembelian akan menerima surat penawaran harga dari pemasok. Berdasarkan surat penawaran, bagian pembelian membuat perbandingan harga.
Apabila sudah diperoleh harga kompetitif dari pemasok yang sudah dipilih, bagian pembelian akan membuat surat order pembelian rangkap enam. Rangkap pertama dikirim ke pemasok, rangkap kedua di kirim ke bagian penerimaan, rangkap ketiga di kirim ke bagian utang, rangkap keempat dikirim ke bagian gudang, rangkap kelima beserta surat perbandingan harga, surat penawaran harga, dan surat permintaan penawaran harga di arsip sementara berdasarkan tanggal, rangkap keenam akan diarsip permanen berdasarkan abjad.
Surat order pembelian yang di kirim ke bagian gudang diarsip sementara berdasarkan number beserta surat permintaan pembelian rangkap kedua.

Bagan Alir Aktivitas Memesan Barang

Diagram Arus Data Memesan Barang

B. Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang

Prosedur Menerima dan Menyimpan Barang

Bagian penerimaan menerima SOP dari bagian pembelian, dan menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar. Selanjutnya bagian penerimaan memeriksa dan menghitung barang yang dikirim. Bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang rangkap tiga setelah memeriksa barang. Rangkap pertama di kirim ke bagian gudang beserta barang kemudian bagian gudang mencatat ke dalam kartu gudang selanjutnya diarsipkan berdasarkan tanggal, rangkap kedua di kirim ke bagian pembelian, rangkap ketiga diarsip permananent berdasarkan number beserta surat order pembelian dan surat pengantar.
Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok, memeriksa faktur tersebut selanjutnya mengirim faktur tersebut ke bagian jurnal. Laporan penerimaan barang yang di terima dari bagian penerimaan, bagian pembelian mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian yang di arsip pada saat memesan barang. Selanjutnya mengirim laporan penerimaan barang tersebut ke bagian utang.
Bagian jurnal menerima faktur dan mencatat faktur tersebut ke dalam jurnal pembelian. Setelah menjurnal faktur tersebut dikirim ke bagian utang agar bagian utang mencatat ke dalam kartu utang. Selanjutnya faktur yang sudah dicatat beserta laporan penerimaan barang di arsip sementara berdasarkan tanggal.

Bagan Alir Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang

Diagram Arus Data Aktivitas menyimpan Barang

C. Aktivitas Menyetujui dan Membayar Faktur

Prosedur Menyetujui dan Membayar Faktur :

Bagian utang menyetujui faktur dari vendor yang akan dibayar, kemudain mengirim faktur tersebut ke bagian kasa agar bagian kasa mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek, cek yang sudah dibuat dikirim ke vendor (kreditur) sedangkan faktur dan bukti pendukung di kirim ke bagian jurnal
Bagian jurnal akan mencatat transaksi atas faktur tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas kemudian mengirim faktur dan bukti pendukung ke bagian utang agar bagian utang mencatat ke dalam kartu utang untuk memperbarui saldo utang, selanjutnya faktur dan dokumen tersebut diarsip sementara berdasarkan number

Bagan Alir Aktivitas Menyetujui dan Membayar Faktur