4.3 Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Dan Diagram Arus Datanya

A. Aktivitas Memesan Barang
Prosedur  Pemesanan Barang Dalam Siklus Pengeluaran

• Bagian gudang memulai proses pengadaan barang gudang dengan membuat surat permintaan pembelian dua rangkap. Kebutuhan barang didasarkan pada perhitungan economic order quantity (EOQ) dan titik pesan ulang (reorder point). Untuk barang non gudang, surat permintaan pembelian berasal dari setiap bagian yang membutuhkan barang. Surat permintaan pembelian dibuat dua rangkap, rangkap pertama dokumen permintaan pembelian dikirim ke bagian pembelian.
• Berdasarkan dokumen permintaan barang, bagian pembelian memilih pemasok dari arsip pemasok dan membuat surat permintaan penawaran harga kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dituju. Kemudian bagian pembelian akan menerima surat penawaran harga dari pemasok. Berdasarkan surat penawaran, bagian pembelian membuat perbandingan harga.
• Apabila sudah diperoleh harga kompetitif dari pemasok yang sudah dipilih, bagian pembelian akan membuat surat order pembelian rangkap enam. Rangkap pertama dikirim ke pemasok, rangkap kedua di kirim ke bagian penerimaan, rangkap ketiga di kirim ke bagian utang, rangkap keempat  dikirim ke bagian gudang, rangkap kelima beserta surat perbandingan harga, surat penawaran harga, dan surat permintaan penawaran harga di arsip sementara berdasarkan tanggal, rangkap keenam akan diarsip permanen berdasarkan abjad.
• Surat order pembelian yang di kirim ke bagian gudang diarsip sementara berdasarkan number beserta surat permintaan pembelian rangkap kedua.

4.2 Bagian-Bagian yang Terkait dalam Siklus Pengeluaran dan Tugasnya

Bagian Bagian dalam Siklus Beserta tugasnya antara lain yaitu :

1. Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

4.1 Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran

Serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

3.7 Elemen Pengendalian Internal ( versi COSO )

Elemen Pengendalian Internal

Lingkungan Pengendalian (Control Invironment)

Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personal organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua komponen pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur.

3.6 Pengendalian Intern ( Versi COSO )

Pengendalian internal merupakan bagian yang sangat penting agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Tanpa adanya pengendalian internal, tujuan tujuan perusahaan tidak dapat dicapai secara efektif dan efisien. Semakin besar perusahaan semakin penting pula arti dari pengendalian internal dalam perusahaan tersebut.

Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan umumnya menggunakan Sistem Pengendalian Internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan mencegah terjadinya penyalahgunaan sistem.